tomoさんの趣味悠々

リコーダー、ハンドベル、水彩画など
いろいろ楽しませていただいていることのおすそ分け

  ☆ 演奏会を開きましょう!

演奏会を開きましょう! (12) その他当日のこと

最後になりましたが、演奏会当日のこまごまとしたことについて書いてみます。

まぁ、皆さんにはまったく関係ないよ、というような項目もあるかもしれません。そんなときは読み飛ばしてください。
また、ときどき思い出して「演奏会を開きましょう!」を通して読んでいただけるといいかなと思います。

 ホール前に置くポスターとか
ホールの前に当日、看板やポスターなどを置くことがよくされます。
もともとそこを目指してくる人の目印になるだけでなく、通りすがりの人にちょっと入ってみようかなという気にさせるという意味でも、これらを用意するのはいいことだと思います。絵心のある方に描いていただいてもいいかもしれませんし、チラシをどんどん拡大コピーしていって看板に貼るというのでもいいのではないでしょうか。

 受付
来場者がホールに来られたときに、まず立ち寄られるのが受付です。
チケットの確認のほか、有料の場合には当日券の販売、出演者への花束や贈り物をあずかるなど、受付ですることはたくさんあります。そのため、出演者ではやれないことも多いので、事前にお手伝いいただく方を探しておくのがいいと思います。発表会など、出演時間が比較短いときには、出演者が交代でやることもできるでしょう。
来られた方に記帳していただくなら芳名録、メッセージ用カード、筆記具、つり銭、アンケートを書いていただくなら回収箱などを用意します。また、テーブルやテーブルクロスなどはホールと相談して準備しておきます。

他のリコーダーグループの方が、自分達の演奏会のチラシなどをプログラムに挟ませてくれと依頼してこられる場合もあります。
そういうときは、早めに来ていただいて、挟み込み作業は依頼者側でやっていただきましょう。

 衣装
上下とも黒っぽい服とか、上は白で下は黒で、というのが一般的かもしれません。上下黒の方が上手そうに見えるかもしれませんね。(^_^)
男性だと礼服でもいいでしょうし、あるいはダークスーツでとか、ノータイでとか、そのグループの演奏曲や会場の雰囲気に合うよう考えればいいと思います。
服装の決まりは少し緩めにして、個人が服選びを楽しめる余裕のあるくらいがちょうどいいのではないでしょうか。

 ホワイエに出ましょう
ホワイエはロビーのことですが、演奏会、発表会の真ん中の休憩中にも、出演者の余裕があればですが、ロビーに出てお客さんとお話できればと思います。
ステージ衣装の方がロビーのそこここに見られると、その場の雰囲気もとてもよくなって、いい演奏会になるのではないかと。
最後のあがきの練習をしたい方は別ですが・・・(^_^;

 食事
午前リハーサル、午後本番というような場合で、時間的に余裕があるなら、ホールの外へ出かけて食事することもできるでしょうし、ホール内などにレストランでもあれば面倒はありません。
が、とかく当日スケジュールは遅れがちになるので、人数がまとまるようなら、仕出し弁当などを頼んでおくこともいいかもしれません。例えば11時半に届けてもらうとかすれば、スケジュールに余裕が出ます。

 アンケート
演奏の感想は、よかったよかったという感想より、特にだめという意見の方が後々役に立つと思います。
その他、選曲や演奏時間、会場のこと、衣装のことなど、何でも書いてもらえるような設問を考えましょう。

 写真・記念撮影
演奏中にはお客さんには撮影をご遠慮願うと思いますが、記念(記録)として主催者側の撮影を演奏中に行うかどうか悩ましいところです。腕章か係りの名札をつけてこっそり撮るくらいかな。
リハーサル中に撮って本番には撮らないというのもいいかもしれません。
撮影していただく方をお願いするか、出演者側でやってしまうかも、会場の広さなども関係するので、あらかじめ考えておいた方がいいでしょう。

 お手伝い・お礼
受付等をお願いする方へのお礼はあらかじめ決めて用意しておきます。OB、OGその他身内だから無償でということになるとほんとに助かりますね。

 花束
先生や、賛助出演者などへの花束をどうするか考えておきましょう。
もし用意するなら、誰かが持ってくるのも大変なので、当日会場へ宅配便などで届けてもらうのが楽かもしれません。


 

tomo

演奏会を開きましょう! (11) スケジュール、打合せ等

演奏会に関するこまごまとしたことの1回目です。

演奏会前のホールとの事前打合せ時期までに演奏会・発表会の当日スケジュール(リハーサル含む)、舞台配置図(演奏者席順表)などを用意する必要があります。
また、陰マイク(舞台袖のマイク)、舞台マイク(ワイヤレスなど)を利用するか、録音をしてもらうか(テープ、CDなど媒体も指定)なども皆費用がかかることですので、事前に決めておきます。
このあたりの資料はおそらくステージマネージャ(ステマネ)が中心に作ります。

ホールの打合せはステマネ以外の人がやってもいいですが、舞台設定、椅子の配置のことがメインになるので、ステマネも同席するのが望ましいと思います。
打合せ時期は、ホール予約時に聞いてみればいいですが、演奏会数週間前でしょうか。
打合せをしない施設もあるかもしれません。

 タイムスケジュール
タイムスケジュール表を作るには、演奏曲が8割方仕上がった頃に、曲ごとに演奏時間を計り、プログラム順に合わせた表を作成します。曲と曲との間も30秒などとして計算します
曲数が多くなると結構な時間になります。その他、演奏者の席が途中で変わる場合や、大きな楽器の準備に時間がかかる場合なども大まかな時間を考えて計算しておきます。

例えば、演奏会当日の午前の集合時間からはじまり、リハーサルの時間、昼食、着替え、 演奏会が始まってからは1曲あるいは1ステージごとの曲目、時間も書き込んで、休憩時間、アンコール、終演、片付け、撤収時間までのスケジュールを作り、打合せ時に会場の担当者に渡します。
指揮者や演奏者の出入り(袖の扉の開閉)なども決めて書き込みます。

スケジュールに変更があった場合には演奏会当日に修正版を渡します。また演奏メンバーにも演奏会直前に渡し、説明しておきます。
これらのスケジュール表は、演奏会時間が比較的短くて、ホールの利用時間枠に余裕がある場合には あまり細かく気にする必要はなく大まかでいいかもしれませんが、終演から退館までが短い場合などには細かく作る必要があるでしょう。

 座席配置図など
演奏曲によって演奏者数、椅子、譜面台、ひな壇等の数や位置が変わるときには、どの曲でどのような配置にするかを書いた図面、また、演奏メンバーに対しても、どの曲で誰がどの位置に座るかなど 移動がわかるような図あるいは表を作成します。

コントラバスなどの大型楽器を使うときには、ピアノ椅子などの高めの椅子を用意することもあります。椅子、譜面台その他の備品の配置図については、ホールとの打合せ時に担当者に渡します。
また、演奏メンバーには早めに渡し、演奏会が近くなったらその移動も含めた練習をしておくのがいいでしょう。

 著作権
演奏する曲の使用について、作曲、編曲などされた年から50年以内であれば作曲、編曲者に著作権が認められ、利用に当たって著作権料を払う必要が出てきます。
曲目、演奏時間(5分単位)、会場の席数、入場料などによって計算されることになります。
同じ曲でも4分で演奏するのと6分で演奏するのでは料金が倍になります。(_@;

リコーダーで演奏されることの多いバロック、ルネサンスの曲は古いので著作権料はかからないことが多いですが、現代曲などを演奏する場合には著作権料がかかることが多いです。
また、演奏会が無料であっても、まったく費用がかからないということでもないようです。
詳しくは、日本音楽著作権教会(JASRAC)へ。
http://www.jasrac.or.jp/info/event/pop.html

 その他
ステージ衣装は統一するのか自由にするのかなども考えないといけないですが、これはステージマネージャでなくとも皆さんでわいわい言いながら決められればいいでしょう。
男性の場合は
手持ちのものでという感じが強いかもしれませんが、女性だと、例えば「黒の上下」と決めても個人の好みも幅広く、衣装を毎回考えるのも楽しみなのでしょうね。


 

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演奏会を開きましょう! (10) 演奏会の案内について

今回は演奏会の案内、アピールについて書いてみます。
具体的にはホームページでの掲載、案内状・招待状送付、電子メールでの案内、楽器店や普段練習している公民館等へのチラシ配布、雑誌掲載などについてです。

どうやれば聴衆を増やすことができるか、色々悩まれることと思います。
もちろん、友人、知人に直接渡されるのが一番多く、また一番有効かもしれませんが、個人として案内するだけでなく、グループとしてできることもやった方がいいと思います。

★ まず、グループでブログやホームページをお持ちなら、そこに案内を書きましょう。
一番簡単で、効果があるかもしれません。

★ チラシ・チケットの用意ができたら、案内状・招待状を作成して送りたいですね。
実際送付するまでに、案内状あるいは招待状の文案作成、印刷、送付先のリスト作成が必要です。
一旦作るとそれ以降も文章や背景などをほんの少し手直ししながら長く使えるものですから、皆さんで協力して作成できるといいですね。
リスト作成はエクセルなどで作って、宛名印刷ができると作業ははかどります。
案内状を出すくらいの相手ということで、先生の関連の方とか、OB・OGとか、これまでお世話になった方など、それほどたくさんではなくてもいいでしょう。送料もかかりますから。

★ 案内状が大げさすぎると感じられるなら、電子メールでご案内する手もあります。
こちらの方が送料も手間もかかりません。
私は以前、「リコーダーの広場」に登録されているリコーダー・サークルの方々50グループくらいにメールでご案内したことがあります。演奏会を聴きに来ていただけそうな近隣のグループを選び、「リコ広」でアドレスを知ったことなどを断った上で、演奏曲目なども含めご案内します。
こちらの連絡先も忘れずに。やはり演奏会の1月前くらいに案内できるといいかな。
もちろんリコ広の演奏会案内のところにも掲載していただけましたね。
ほかにもリコーダー愛好家のホームページ、掲示板などに投稿させて頂くこともできるかもしれません。

★ 他の方法として、とっつきやすいのはヤマハ、山野などの近隣の楽器店にチラシを置かせていただくことです。
リコーダーを扱っているお店とか、あるいは演奏会場を中心にした地域などの楽器店にお願いしてみましょう。
思い切って申し出れば、アマチュアの演奏会でも比較的簡単に置かせていただけるようです。
演奏会場のホールや、公民館でも登録団体なら置いていただけると思います。
お店回りなどは結構負担になるので、手分けして回るのがいいと思います。

★ 音楽雑誌のイベント欄に掲載してもらうこともできます。
「音楽の友」など掲載無料の雑誌を探しましょう。演奏会のしばらく前のちょうどいい時期に発行される号に掲載してもらえるよう、締め切りに注意が必要です。掲載月の2ヵ月前くらいに申し込む必要があるかもしれません。
会場、日時、演奏曲概略(1、2行で)などごく簡単な情報です。
有料(数千円)で広告を出してくれる雑誌もありますが、無料の数誌の範囲でいいのではないでしょうか。

★ 私はやったことがないですが、公民館等のグループの地元での開催なら、前日とか当日朝に、駅前でチラシを配布されたと聞いたことがあります。
結構勇気がいるかも知れませんが、なかなかいい手かもしれません。

いろいろやって、たくさんのお客さんに来ていただけるといいですね。


 

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演奏会を開きましょう! (9) 印刷物について

(6) 必要な役割とその内容 -その1- と (7) 必要な役割とその内容 -その2-で、役割についてお話しましたが、その中のいくつかについてもう少し詳しくお話しようかと思います。

で、今回はチラシ・チケット・プログラム(パンフレット)の原稿作成・印刷についてです。

チケット、チラシに掲載する事柄は、よくご存知だと思いますが、開催場所、時間、演奏曲目の概要などですね。
演奏会を有料にするかどうかを早めに決めて、原稿を作成する必要があります。外部に印刷に出すにしても、自分達で作成するにしても、演奏会のおよそ1、2ヵ月前には作り、配布を始めたいところです。

ごく内輪の発表会とかなら、チケットは用意しなくても済むかもしれません。
当日に配布するプログラムは、曲の紹介やグループの紹介などが中心になりますので、先生にもご意見いただいて作成することになると思います。完成は演奏会直前でいいのですが、内容については一番手間がかかるため、これもチケット、チラシと同時期には作業を始めた方がいいでしょう

チケット、チラシ、プログラムは、もし印刷するのであれば、紙質、何色刷りになるかなどで料金は大きく変わります。印刷部数よりもページ数や色数の方が費用への影響は大きいと思います。

原稿をpdfで用意して、色紙にそのまま濃い目の色1色で印刷してもらうのが、一番早くて安上がりかもしれません。写真なども入れることはできます。
チケット、チラシの印刷枚数は、会場の収容人数の2倍とか3倍くらいでしょうか。来ていただける方にしか渡さないというのであれば収容人数より少し大目くらいでいいかもしれません。
また、知人に配るだけなら枚数は必要ありませんが、複数の楽器店や会場となる施設にチラシをおいてもらうならそれなりの枚数が必要になります。

費用は10年ほど前の古い話になりますが、約500人の会場での開催(聴衆は例年およそ300400弱)のため、チケット1,000枚、チラシ1,5002,000?枚、プログラム見開き4ページ(二つ折り)500部くらいを、すべて1色刷りで、5、6万円くらいかかりました.当時は結構安い方だったと思いますが,最近ならもっと安く済ませられるかもしれません。

必要枚数がそれほど多くなければ、手作り、コピーなどにすると費用は抑えられると思いますし、その準備作業自体を楽しむこともできるかもしれません。

プログラムにからむことの一つに、お子さんの入場をどうするかというのがあります。
クラシックの演奏会では就学前のお子さんの入場を断っているものが多いですが、私個人としては断らない方がいいように感じます。ただでさえ少ないリコーダーの聴衆を減らしたくないですから (^_^;
演奏会を有料にした場合には、特に子供がうるさかったと苦情を述べられる方も出てくるようですが、チラシ、プログラムに、「就学前のお子さんについては、演奏中に他の方のご迷惑にならないようご注意ください。
保護者の方は、状況によりお子さんを外にお連れするなど、ご配慮をお願いします。」というような一文を記載するとか、あるいは開演前にアナウンスすることでいいのではないでしょうか。

その他、演奏会に関するアンケート用紙をプログラムに挟んでいるところも多いようです。
これも担当を決めて予想される入場者分を用意し、プログラムに挟み込む作業が出てきます。
演奏会の反響や、反省点を知りたいなど、グループ内で内容を検討されればいいと思います。


 

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演奏会を開きましょう! (8) 費用の調達方法について

さて、今日は演奏会の費用についてです。

どれくらいかかるかは、会場を調べていけばおよその見当は付いてくるものですが、では、それをどのように賄うかも考えておく必要があります。

リコーダーに限らず、大方の趣味のグループの収入源はメンバーの会費のみというところがほとんどだと思います。
グループの人数が多ければ、毎月の会費から先生への月謝をお支払いしても、その残りで余剰金が増えていくので、それを演奏会用にも積み立てておくことができます。しかし、多くのグループでは会費はそれほど残らないというのが実情ではないでしょうか。
そのときに、演奏会費用をどう用意するか、おおまかには次のような方法が考えられると思います。

1) 会費とは別に演奏会費を月々積み立てる。

2) 演奏会が近づいたとき(あるいは会場費などの支払いが必要なとき)に、一時的に演奏会費を徴収する。

3) 演奏会を有料にし、チケットノルマを決めてメンバーから徴収する(上記一時金と実質的には同じだが)。

1)の月々積み立てるのが負担としては重くないように思います。
演奏会までの期間が長ければ、例えば月千円/人を積み立てれば、1年で一人当たり1万2千円になりますから、費用のほとんどをまかなうに
足りると思います。もし足りなくても、一時金の追加徴収は多額にはならないでしょう。
演奏会に出られなくなった人への返金等の取り扱いも考えておく必要があります。

2)の方法は、どれくらいの会場を使うかが一番影響しますが、一時金として1万円とか2万円を皆が出せるなら、この方法が一番ややこしくないと思います。もしあまれば、人数割りで返金するか、通常の会費のストックに繰り入れればいいですよね。

3)の方法は、演奏会を有料にすること自体がアマチュアにとっては結構ハードルが高いと思います。
自分達の演奏がお金を払ってもらって聴かせるに足るかどうか、こちらからお金を払って聴きに来てもらうべき演奏もあるかもしれませんから (^_^;
有料にする場合にはチラシやチケットにも記載する必要があるので、これは早めに決める必要があります。
チケットを有料にするといっても、アマチュアであればせいぜい500円、千円とかになるでしょうし、
知人ではない人が当日券を買って来場してくれてもそれほどの額にならないでしょうから、費用捻出のメインにはならないでしょう

有料にしてメンバー1人当たりチケット10枚負担などノルマを課すよりは、演奏会は無料にしてチケットも無料で配布し、演奏会参加費を現金で集める方が(すなわち(2)の方法)、ノルマの精神的負担もなく、演奏会まで楽しく練習できるのではないでしょうか。

そのほか、プログラムに広告を載せてもらって広告費をもらうという手もなくはないでしょうが、楽器店などと懇意にしているとか、あるいはグループのOB、OGなどが広告を出してくれるとかいった特別な場合でないと現実的ではないですね。

いずれにせよ、どのように費用を用意するかも早めに考えるのがいいと思います


 

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