演奏会に関するこまごまとしたことの1回目です。

演奏会前のホールとの事前打合せ時期までに演奏会・発表会の当日スケジュール(リハーサル含む)、舞台配置図(演奏者席順表)などを用意する必要があります。
また、陰マイク(舞台袖のマイク)、舞台マイク(ワイヤレスなど)を利用するか、録音をしてもらうか(テープ、CDなど媒体も指定)なども皆費用がかかることですので、事前に決めておきます。
このあたりの資料はおそらくステージマネージャ(ステマネ)が中心に作ります。

ホールの打合せはステマネ以外の人がやってもいいですが、舞台設定、椅子の配置のことがメインになるので、ステマネも同席するのが望ましいと思います。
打合せ時期は、ホール予約時に聞いてみればいいですが、演奏会数週間前でしょうか。
打合せをしない施設もあるかもしれません。

 タイムスケジュール
タイムスケジュール表を作るには、演奏曲が8割方仕上がった頃に、曲ごとに演奏時間を計り、プログラム順に合わせた表を作成します。曲と曲との間も30秒などとして計算します
曲数が多くなると結構な時間になります。その他、演奏者の席が途中で変わる場合や、大きな楽器の準備に時間がかかる場合なども大まかな時間を考えて計算しておきます。

例えば、演奏会当日の午前の集合時間からはじまり、リハーサルの時間、昼食、着替え、 演奏会が始まってからは1曲あるいは1ステージごとの曲目、時間も書き込んで、休憩時間、アンコール、終演、片付け、撤収時間までのスケジュールを作り、打合せ時に会場の担当者に渡します。
指揮者や演奏者の出入り(袖の扉の開閉)なども決めて書き込みます。

スケジュールに変更があった場合には演奏会当日に修正版を渡します。また演奏メンバーにも演奏会直前に渡し、説明しておきます。
これらのスケジュール表は、演奏会時間が比較的短くて、ホールの利用時間枠に余裕がある場合には あまり細かく気にする必要はなく大まかでいいかもしれませんが、終演から退館までが短い場合などには細かく作る必要があるでしょう。

 座席配置図など
演奏曲によって演奏者数、椅子、譜面台、ひな壇等の数や位置が変わるときには、どの曲でどのような配置にするかを書いた図面、また、演奏メンバーに対しても、どの曲で誰がどの位置に座るかなど 移動がわかるような図あるいは表を作成します。

コントラバスなどの大型楽器を使うときには、ピアノ椅子などの高めの椅子を用意することもあります。椅子、譜面台その他の備品の配置図については、ホールとの打合せ時に担当者に渡します。
また、演奏メンバーには早めに渡し、演奏会が近くなったらその移動も含めた練習をしておくのがいいでしょう。

 著作権
演奏する曲の使用について、作曲、編曲などされた年から50年以内であれば作曲、編曲者に著作権が認められ、利用に当たって著作権料を払う必要が出てきます。
曲目、演奏時間(5分単位)、会場の席数、入場料などによって計算されることになります。
同じ曲でも4分で演奏するのと6分で演奏するのでは料金が倍になります。(_@;

リコーダーで演奏されることの多いバロック、ルネサンスの曲は古いので著作権料はかからないことが多いですが、現代曲などを演奏する場合には著作権料がかかることが多いです。
また、演奏会が無料であっても、まったく費用がかからないということでもないようです。
詳しくは、日本音楽著作権教会(JASRAC)へ。
http://www.jasrac.or.jp/info/event/pop.html

 その他
ステージ衣装は統一するのか自由にするのかなども考えないといけないですが、これはステージマネージャでなくとも皆さんでわいわい言いながら決められればいいでしょう。
男性の場合は
手持ちのものでという感じが強いかもしれませんが、女性だと、例えば「黒の上下」と決めても個人の好みも幅広く、衣装を毎回考えるのも楽しみなのでしょうね。


 

tomo